Parhaat tuottavuustyökalut vuodelle 2017

Uusi vuosi ja aika olla parempi, organisoidumpi ja aikaansaavampi. Ainoa oikotie tuloksiin on kova työ ja itsekuri. Mutta työkalut voivat auttaa itsensä johtamisessa. Näillä tuottavuusapplikaatioilla olet toimistosi Usain Bolt ja toimialasi Vladimir Putin.

Ole tänä vuonna oman alasi suvereeni sulttaani! Järjestä työsi ja saat aikaan enemmän.

Edit 22.4.2017: Lue myös Sampsa "Duracell" Vainion vinkit tuottavuudesta! Erittäin kovaa asiaa kaverilta, joka todella tietää kuinka graindataan.

1. Franz

Jos käytät paljon erilaisia viestintäsovelluksia, tarvitset Franzin. Franz mahdollistaa yhden applikaation kautta useiden alustojen käytön. Franziin voit liittää mm. Slackin, Hangoutsin sekä LinkedInin töitä varten, Facebook Messengerin sekä WhatsAppin ystävien kanssa keskusteluun sekä Skypen neuvotteluille.

Franz antaa välilehdet kullekin viestisovellukselle ja tukee useita tilejä jokaiselle alustalle. Franz ei näe viestejäsi tai lähetyksiäsi, vaan se käyttää hyödykseen eri alustojen selainpohjaista hallintaa. Näin voit unohtaa välilehtikaaoksen selaimessasi ja saada keskitetysti viestit ja hälytykset eri alustoilta.

Älä silti kuvittele saavasi minua kiinni muutoin kuin sähköpostilla! Mutta ei hätää, Franz tukee myös Gmailia.

2. Alfred App

Alfred App on aivan liian tuntematon mutta elämäsi mullistava sovellus. Se käytännössä korvaa OS X hakutoiminnallisuuden ja mahdollistaa nopeat ohjelmien käynnistykset, dokumenttien etsinnän sekä Google-haut näppäinoikotietä käyttämällä.

Alfredin suurin hyöty kuitenkin löytyy sen maksullisista ominaisuuksista. Saat sormia näppäimistöltä nostamatta liitettyä nopeasti kymmenen kopiointia sitten leikepöydälle tallennetun tekstin tai näppäinoikotiellä liitettyä yrityksesi Y-tunnuksen tai laskutusosoitteen valmiiksi tallennetusta tekstileikkeestä. Voit myös luoda erilaisia automaatio-oikoteitä, jotta voit yhdellä oikotie-komennolla esimerkiksi ottaa terminal yhteyden palvelimeen, kirjautua siihen sudo tunnuksilla ja salasanalla sekä rebootata palvelimen.

(Vain OS X)

3. 1Password

Revitkö hiuksia päästäsi unohtaessasi salasanan? Etkä voi käyttää universaalia salasanaa, koska niin tileihin murtaudutaan. 1Password on turvallinen sovellus ja laajennus, joka tallentaa kaikki salasanat ja auttaa kirjautumaan niihin nopeasti yhdellä pääsalasanalla.

1Password sisältää selainliitännäisen, applikaation sekä puhelin appin. Se kytkeytyy myös Alfred Appiin. Yhdellä näppäinoikotiellä voin etsiä esimerkiksi Mailchimp tunnuksen ja enteriä lyömällä 1Password 1. Avaa selaimen, 2. Selaimella oikean sivun, 3. Täyttää tunnuksen ja salasanan sekä 4. Kirjautuu suoraan sisään sivustolle.

Parasta on, että salasanat voi tallettaa erilaisiin ”holveihin”, joista osa voi olla jaettuja eri käyttäjien kanssa. Näin esimerkiksi yrityksen avainhenkilöille on helppo luoda linkkilista ja oikeudet eri porttaaleihin lähettämättä salasanoja ympäriinsä.

4. Evernote

Mikään tuottavuustyökalulista ei ole täydellinen ilman Evernotea! Jollet vielä tiedä mikä se on, on aika ottaa selvää.

Evernotella voit kirjoittaa ja tallentaa asiakirjoja, luonnoksia, muistioita, kuvia ja paljon muuta pilvipalveluun. Voit käyttää sitä puhelimessa tai tietokoneessa ja tallennuksia voi tehdä myös selainliitännäisellä mielenkiintoisista artikkeleista. Tieto on käytettävissä missä tahansa ja koska tahansa - kunhan sinulla on pääsy verkkoon.

Evernoten merkittävimmät vahvuudet ovat:

• Hakuominaisuuksissa, jotka hakevat tekstiä myös kuvista. Ottamalla kuvat Evernoteen takuukuiteista ja käyntikorteista tekevät niistä ikuisesti arkistoituja ja sanahauilla etsittävissä olevia.
• Scannable App puhelimella skannaamiseen on erittäin tehokas ja paras käyttämistäni mobiiliskannereista. Scannable tekee pöytäskannerista arkikäytössä turhan!

5. Skitch

Vaikka Skitch on osa Evernote tuoteperhettä se on myös täysin erillinen ohjelma. Skitch mahdollistaa nopeat kuvakaappaukset valitsemaltasi alueelta ajastimella tai ilman. Kuvakaappauksen ottamisen jälkeen kuva on välittömästi ja helposti muokattavissa nuolilla ja erilaisilla korostustyökaluilla. Kuvan saa tämän jälkeen vedettyä suoraan ohjelmasta tiedostona kansioon, työpöydälle tai vaikka sähköpostiin.

Yhdistettynä Evernoteen jokainen kuvakaappaus jää Evernoten arkistoon automaattisesti.

Skitch on pakollinen ohjelma jokaiselle, joka työstää tai koordinoi verkkosivujen-, applikaatioiden tai muun grafiikan kehittämistä.

6. Google Drive

Vain raskaita Excel-pyöritystä tekevien BI-velhojen on enää tarpeellista vuonna 2017 maksaa Microsoft Officen paketista. Kaiken tarpeellisen, enemmän ja parempana saa nykyään Google Drivesta. Google Driven Docs, Sheets ja Slides ohjelmat korvaavat Officen ohjelmat täydellisesti normaalissa käytössä ja kaikki on suoraan pilvessä valmiina jaettavaksi, tiimissä työstettäväksi ja kommentoitavaksi sekä toisella koneella muokattavaksi.

Kun kaikki on pilvessä, ei ”omalla koneella” ole enää merkitystä. Työsi ovat siellä, missä sinä olet - kunhan käytettävissäsi on mikä tahansa tietokone sekä verkkoyhteys.

Ja tietysti:

A. Hallitse sähköpostisi, käytä mailien torkuttamista (KVG: 'email snooze')

O. Hallitse tehtäviä: Trello, Streak, Asana, Basecamp, Teamwork - whatever works!