Tehtävienhallinta ja itsensä johtaminen - 5 vinkkiä
Kuinka olla parempi?
Mikäli kaltaiseni ylipedantti, neuroottinen ja suoritushakuinen vauhtisokko haluaa pysytellä liike-elämän moottoritiellä, on syytä kyetä hallitsemaan omaa aikaansa ja tehtäviään. Kuinka voisin siis olla paras versio itsestäni? Miten pidän huolen siitä, että en enää koskaan unohda lausuttua lupausta tai jätä sähköpostia vastaamatta?
Olen pyrkinyt tekemään merkittäviä panostuksia luodakseni oman ”itsensäjohtamisjärjestelmän”. Kovan työn kautta koenkin saavuttaneeni hyvän tason. Tässä viisi vinkkiä ajan ja töiden hallintaan.
1. Hallitse sähköposteja
Mikäli lähettämääni sähköpostiin ei koskaan vastata, en tavanomaisesti suhtaudu siihen kovinkaan suopeasti. Yleensä en toiste perään kysele, mikäli kyseessä on asiakas tai päämies. Siksi haluan myös itse pitää huolen, etten syyllisty samaan!
Päivittäinen sähköpostivirtani lasketaan kymmenissä ja kaikki vaatii toimenpiteitä. Lisäksi tulisi hallita suurempia strategisia kokonaisuuksia ja jopa hieman katsella organisaatiossa tapahtuvan työn perään. Kuinka tällainen sähköpostivirta voidaan hallita?
Työkalujani ovat tehokkaat arkistointi sekä snooze ja tracking toiminnot.
- Arkistointi: Aina kun olen hoitanut sähköpostin arkistoin sen. Työni ovat hallinnassa kun inboxissa on alle 10 sähköpostia! Tähän tulisi päästä joka päivä ennen nukkumaan menoa.
- Snooze eli torkuttaminen: Sähköposti, jolle en voi tehdä mitään juuri kyseisellä hetkellä, tulee torkuttaa parempaa päivää odottamaan. Eli sähköposti poistuu inboxistani ja palaa sinne nimettynä ajankohtana esim. huomenna klo 8, ensi maanantaina tai ehkäpä seuraavan hallituskokouksen lounastauolla. Saatan myös torkuttaa lähettämäni sähköpostin ehdolla, joka palauttaa viestin inboxiini viikon päästä, mikäli viestiini ei ole siihen mennessä vastattu. Tämä on mahtava tapa hoitaa seuranta delegoituihin tehtäviin tai kysymyksiin!
- Tracking: Seuraan tarvittaessa lähettämiäni sähköposteja ja sitä, onko vastaanottaja lukenut sen. Kyllä! Tämäkin on mahdollista oikeilla työkaluilla vaatimatta mitään näkyviä luku-kuittauksia.
Mistä näitä toiminnallisuuksia saa? Suosittelen ehdottomasti Google Business sähköpostia tai Gmailia työpostien hoitamiseen erilaisten työkalujen saatavuuden takia. Esimerkiksi Mailbox ja Streak mahdollistavat edistyneet ja helpot torkutustoiminnot Googlen sähköposteille. Google on myös tuonut suljettuun pilottiin Inbox sovelluksen, joka yhdistää Snooze ja Task toiminnot perinteiseen Google sähköpostiin.
2. Kirjoita nopeasti - käytä pikatoimintoja
Jos haluat saada paljon aikaan, on parempi opetella tuottamaan tekstiä nopeasti. Onneksi konsultin hommat opettivat tämän varsin hyvin, sillä periaatteeni oli aina luoda konsultointiraportti alusta loppuun konsultointipäivän aikana asiakkaan kanssa kasvotusten keskustellessa.
Toki tässäkin voi oikaista! Esimerkiksi OS X käyttöjärjestelmään on saatavissa Alfred sovelluksen, johon voin tallentaa ns. Snipplets tekstejä. Yhdellä näppäinyhdistelmällä avaan näkymän, josta voin hakea haluamani lauseen, osoitteen, Y-tunnuksen tai kokonaisen viestipohjan muutamalla kirjaimella. Hyvä viestipohja mahdollistaa ystävällisen viestin lähettämisen pienellä vaivalla - lisäämällä mukaan vain sen välttämättömän kovan ja suoran viestin.
Jokainen kädennosto näppäimistöltä hidastaa toimintaa - siksi pikakomennot. Esimerkiksi uuden sähköpostin avaaminen, kirjoittaminen ja lähettäminen sekä seuraavan lukeminen pelkän näppäimistön kautta tehostaa työtä merkittävästi saati, että ranne kiittää.
Myös käyttöjärjestelmän saattaa mahdollistaa sinällään useita hienoja toiminnallisuuksia. Useiden työpöytien käyttö ja niillä siirtyminen näppäinyhdistelmillä on selkeyttänyt työtäni paljon!
3. Priorisoi ja selkeytä
Välillä asioita on vain kuvattava ja järjestettävä itseään varten eli siivottava ne järjestykseen. Kun työpöytä, työhuone ja firma/koti on järjestyksessä, niin ovat myös ajatukset!
Entä jos jakaisit kaikki työsi kiireellisiin ja ei-kiireellisiin? Tai tärkeisiin ja ei tärkeisiin?
Hyvin usein ihmiset juoksevat vain kiireellisten perässä. Tällöin tulee hoidettua sekä tärkeitä että vähemmän tärkeitä tehtäviä. Ongelmia tulee silloin kun hoitamatta jäävät ne ei-kiireelliset mutta tärkeät tehtävät! Esimerkiksi strategian tai markkinointisuunnitelman teko.
Laita siis työt järjestykseen:
- Tee heti kiireelliset ja tärkeät tehtävät!
- Aikatauluta kalenteriin ei-kiireelliset mutta tärkeät tehtävät!
- Delegoi kiireelliset mutta vähemmän tärkeät!
- Unohda loput toistaiseksi!
4. Tee tavoitteita
Organisaatio hyötyy esimerkiksi viikko tai kuukausi tavoitteista - sprinteistä. On paljon parempi sopia, että tehdään tämä yksi tärkeä asia tällä viikolla kuin puhua sen hoidon tarpeellisuudesta viikosta toiseen.
Myös päivätavoitteet yksilötasolla ovat toimivia. Pyrin tekemään päivittäin illalla listan seuraavan päivän tärkeimmistä tehtävistä. Tämän katselmointi seuraavana aamuna ohjaa päivää, vaikka se toisenlaiseksi muodostuisikin. Uusi katselmointi illalla kertoo, saatiinko tarkoitettuja asioita aikaiseksi.
5. Nouse seisomaan, lähde lenkille ja anna aikaa
Istualtaan jumittaminen toimii vain tiettyyn rajaan saakka. Palaverit sujuvat yleensä paremmin, jos nousee välillä seisomaan ja ideoimaan. Parhaassa palaverissa jokainen vuorollaan ja tiedostamattaan hyppää pystyyn viittelöimään ja vaahtoamaan aiheesta tai toisesta. Silloin saadaan aikaiseksi, innostutaan ja ollaan tosissaan.
Toisaalta ne hankalimmat asiat ratkeavat yleensä juoksulenkillä, tallilla tai kenkiä kiillottaessa. Ainakin parhaat ideat syntyvät tällöin!
Joskus asiat puolestaan vain ratkeavat itsestään kun niille antaa aikaa...
Miten sinä hallitset työtaakkasi onnistuneesti?
Edelliset artikkelit: